Una vez que hemos instalado drupal en nuestra máquina se debe crear una carpeta cuyo nombre será modules, dentro del directorio sites/all o sites/default, que es el directorio donde se ubicarán a los módulos que se descarguen en el transcurso que vamos desarrollando el proyecto.

Descargar el módulo Workflow. Una vez descargado se procede a descomprimirlo y colocarlo en la carpeta

proyecto/sites/all/modules.

Para instalarlo ingresamos a nuestro sitio como usuario administrador y en el Menú de la parte izquierda debemos ingresar a la página Módulos siguiendo la siguiente ruta

Administrar->Construcción de sitio->Módulos.

En esta página, encontraremos una tabla con la lista de todos los módulos. En esta tabla hay una sección Workflow dentro del cual podemos observar el módulo Workflow y Workflow access. El módulo Workflow access es necesario habilitarlo ya que permite controlar acceso a los contenidos en base a roles y flujos de trabajo.

Al habilitar los módulos Workflow y Workflow access puede presentarse el siguiente mensaje.

Para que este mensaje no detenga nuestro proyecto, podemos modificar los permisos dándole clic sobre el enlace Esta página, o podemos ingresar a través del Menú Administrador mediante la siguiente ruta:

Administrar->Administración de contenido->Opciones de envío.

Al momento de haber ingresado nos mostrará lo siguiente.

Estando en esta sección debemos dar clic sobre el botón Reconstruir permisos y nos aparecerá una página con el siguiente mensaje:

Procedemos a darle clic sobre el botón Recontruir permisos y se presentará el siguiente mensaje.

Para crear un Workflow  (Flujo de Trabajo), nos dirigimos al Menú Administrador y localizamos el enlace Workflow a través de la siguiente ruta:

Administrar->Construcción del sitio->Workflow.

Al momento que se le da clic sobre el enlace Workflow, nos presentará una página en la que encontraremos lo siguiente:

Como podemos observar en la imagen anterior hay una pestaña que dice Añadir un flujo de trabajo, y al darle clic nos mostrará una caja de texto, donde escribiremos el nombre de nuestro Flujo de Trabajo.

Al momento de darle clic al botón Añadir un flujo de trabajo nos llevará directamente a la página para agregar un Estado que se le asignará a nuestro Flujo de Trabajo.

En la parte donde aparece el mensaje de color verde, nos dice que el Flujo de Trabajo con nombre Estado ha sido creado de manera correcta y que debemos asignarle un estado.

Si observamos la imagen podemos visualizar que para crear un Estado hay que hacer los siguiente: Definir el Nombre y colocarle un Peso, para que al momento de observar la lista de estados se muestren de acuerdo al peso que se les haya asignado a cada Estado, finalmente le damos clic al botón Guardar.

Al crearse el primer Estado para nuestro Flujo de Trabajo, se mostrará una lista en una página, de la siguiente manera.

Como podemos apreciar en la imagen, en el título Operaciones de nuestro Workflow hay una pestaña Añadir un estado, al darle clic, nos llevará a la página donde podremos agregar más Estados para nuestro Flujo de Trabajo.

Cuando ya se han creado los estados para el Worflow que hemos definido anteriormente, aparecerá una página conteniendo el flujo de trabajo y la lista de sus estados correspondientes.

Se pueden crear muchos Flujos de Trabajo y asignarles sus respectivos Estados, en este ejemplo sólo se está creando un Flujo de Trabajo (Estado), el cual contiene 03 Estados (Editado, Aprobado y Publicado).

Para crear uno o más roles nos dirigimos a:

Administrar->Administración de usuario->Roles

Para agregar un rol, escribimos el nombre en la caja de texto y le damos clic sobre el botón Añadir rol, como se muestra en la siguiente imagen.

Una vez que hayamos creado los roles necesarios para asignarle a cada uno de los usuarios podremos observarlos en una lista como se aprecia en la siguiente imagen.

Podemos modificar los permisos para cada rol dándole clic sobre el enlace editar permisos o ingresando desde el menú administrador de la siguiente manera:

Administrar->Administración de usuario->Permisos.

Una vez que ya hemos asignado los Permisos para cada Rol, continuamos con la creación de usuarios a los cuales se les asignará un Rol para que realicen las tareas según los permisos que tenga el Rol que le sea asignado. Para crear uno o más usuarios nos dirigimos a:

Administrar->Administración de usuario->Usuarios.

En esta sección se llenará el formulario con los datos del usuario, también se podrá determinar el rol para el usuario que se va a crear.

Cuando ya se ha creado un usuario para cada rol, se mostrará una página conteniendo la lista de todos los usuarios.

Se puede modificar los datos del usuario dándole clic sobre el enlace editar, y nos mostrará un formulario conteniendo los datos del usuario seleccionado.

Terminado este procedimiento nos dirigimos a la sección de Workflow, donde nos mostrará la lista de Flujos de Trabajo con sus estados correspondientes.

En el título Operaciones hay una pestaña Editar, le damos clic, al observar su contenido nos presentará las opciones asignar los roles y accesos para el Flujo de Trabajo que se ha creado.

Luego tenemos los títulos:

• Workflow information: Es donde aparece una caja de texto con el nombre de nuestro Flujo de Trabajo que hemos creado.

• Comment for Workflow Log: Presenta dos opciones de comentarios para asignarle a nuestro Flujo de Trabajo.

• Workflow tab permissions: que ofrece opciones para elegir los roles con cuales se trabajará el proyecto.

 

Como se puede observar en la imagen en la sección de Comment for Workflow Log, estamos seleccionando las dos opciones, para que aparezca una opción de comentarios tanto en el formulario al crear un contenido, como tambien al momento de ingresar a observar el Workflow.

En la sección Tabla de permisos de los flujos de trabajo se ha seleccionado los permisos para que los usuarios tengan acceso a los nodos de los diferentes estados según el Rol que se les haya asignado.

Seguidamente podemos observar una tabla con el Permissions Summary (Resumen de Permisos), para realizar las Transitions (Transiciones)  según el Rol que se le haya asignado a cada uno de los Usuarios.

Dentro de los roles que hemos creado tenemos: Editador, Aprobador y Publicador.

Tenemos tambien la sección Access control (Control de Acceso), en esta parte se controlará los accesos para los Usuarios según los roles que se les asigne a cada uno, para ello tenemos 03 secciones que son:

• Roles who can view posts in this state: En esta columna se puede asignar  los roles para que los usuarios puedan Ver los nodos creados en el Estado que se haya seleccionado.

• Roles who can edit posts in this state: En esta columna se puede asignar los roles para que los usuarios puedan Editar los nodos creados en el Estado que se haya seleccionado.

• Roles who can delete posts in this state: En esta columna se puede asignar los roles para que los usuarios puedan Eliminar los nodos creados en el Estado que se haya seleccionado.

Líneas mas abajo podemos observar cada uno de los estados creados anteriormente con sus detalles respectivos.

• Usuarios asignados a cada una de las operaciones que se pueden realizar sobre un nodo en estado Editado.

• Usuarios asignados a cada una de las operaciones que se pueden realizar sobre un nodo en estado Aprobado.

• Usuarios asignados a cada una de las operaciones que se pueden realizar sobre un nodo en estado Publicado.

Al momento de presionar el botón Guardar (Save) nos llevará directamente a la Página que contiene la Lista del Flujo de Trabajo y este a su vez presentará una lista de Estados que le han sido asignados. El estado presenta un título Operaciones de Editar y Borrar para que el usuario pueda elegir la operación que crea conveniente.

Líneas más abajo se muestra la lista de Tipos de Contenido, donde nuestro Flujo de Trabajo aparece en un combo desplegable para que el usuario administrador pueda seleccionarlo.

Al momento de escoger el Tipo de Contenido le asignamos Workflow, en este caso Estado con el que se trabajará al crear un contenido de tipo Página, le damos clic sobre el botón Save workflow mapping para que guarde el cambio correspondiente.

En la captura de pantalla anterior también podemos observar una columna llamada Display Workflow Form for: que nos permite indicar si el formulario del Workflow se mostrará cuando se muestre el formulario de edición del nodo (Post) y/o cuando se muestre el formulario de Comentario (Comentario). Si seleccionamos Post, cuando estemos editando un nodo del tipo indicado, aparecerá también las opciones de Workflow

Si seleccionamos la opción de Comentario, se deben hacer los siguientes cambios.

• Al ingresar a la sección de Workflow en la parte inferior del contenido debemos de seleccionar la opción de Comentario y luego hacemos clic sobre el botón Save workflow mapping.

• Luego nos dirigimos a Tipos de Contenido y editamos Página, Historia cualquier otro tipo de contenido que se pudiera crear.En el Tipo de Contenido PÁGINA debemos ubicar la sección Opciones de comentarios y en el título Opciones predefinidas para comentarios se debe seleccionar la opción Lectura/Escritura para que se pueda leer y escribir un comentario sobre el nodo correspondiente.

• Luego debemos ubicar el título: Ubicación del formulario de envío de comentarios, donde se debe seleccionar la opción Mostrar debajo del envío o de los comentarios.

Le damos clic sobre el botón Guardar el tipo de contenido para que guarde los cambios realizados.

• Al momento de Editar el nodo, en la sección Opciones de comentarios del formulario de envío, se debe habilitar la opción de Lectura/Escritura, para que se pueda leer y escribir un comentario sobre el nodo correspondiente.

• Guardamos los cambios, y nos presentará una página como la que se muestra a continuación.

Como podemos observar La parte de Comentarios aparecen debajo del contenido del nodo, Además podemos apreciar que dentro del formulario de comenatrios esta las opciones de Workflow.

Para que el formulario de Comentarios se muestre en una página individual conteniendo las opciones del Workflow se deben realizar los siguientes pasos.

• Al ingresar a la sección de Workflow en la parte inferior del contenido debemos de seleccionar la opción de Comentario.

Le damos clic al botón Save workflow mapping para que guarde los cambios

• Luego nos dirigimos a Tipos de Contenido y editamos Página o Historia cualquier otro tipo de contenido que se pudiera crear.

En el Tipo de Contenido PÁGINA debemos ubicar la sección Opciones de comentarios y en el título Opciones predefinidas para comentarios se debe seleccionar la opción Lectura/Escritura para que se pueda leer y escribir un comentario sobre el nodo correspondiente.

En la parte inferior del mismo formulario debemos ubicar el título: Ubicación del formulario de envío de comentarios, donde se debe seleccionar la opción Mostrar en una página aparte.

Le damos clic sobre el botón Guardar el tipo de contenido para que guarde los cambios realizados.

• Al momento de Editar el nodo, en la sección Opciones de comentarios del formulario de envío, se debe habilitar la opción de Lectura/Escritura, para que se pueda leer y escribir un comentario sobre el nodo correspondiente.

• Guardamos los cambios, y nos presentará una página como la que se muestra a continuación.

• Al darle clic al enlace Añadir nuevo comentario, nos presentará una imagen como la que se muestra a continuación.

Como se puede apreciar en esta imagen nos presenta el contenido y en la parte de abajo podemos ver que esta el formulario de comentarios, con las opciones de Workflow.

• Al momento de darle clic sobre el botón Previsualizar la página se observará de la siguiente manera

Esta página presentará una previsualización del Comentario que se ha creado, acompañado de un formulario para poder actualizar o corregir el texto según se crea conveniente. Tambien presenta la sección de Estado para que se pueda acutalizar el estado del nodo.

• Luego que se ha guardado el comentario, se podrá observar una página que nos mostrará el contenido de un nodo .

Podemos observar que la página presenta el contenido y debajo de este la sección de Comentarios con los detalles de: Fecha de creación y nombre usuario. Además presenta las pestañas en la parte inferior de Borrar, Editar y Responder, para que el usuario según el rol que se le haya asignado, realice una o más operaciones en un nodo

Despues de haber realizado todos los procedimientos mencionados anteriormente, podemos ingresar a nuestro sitio pimero como: Usuario Editador, luego como usuario Aprobador y finalmente como usuario Publicador, para seguir y respetar la reglas del módulo Workflow.

• Como usuario Editador: Al darle clic sobre el enlace Crear Contenido podremos crear, editar y borrar un contenido ya sea una Página o una Historia y no tenemos acceso a visualizar la lista de publicaciones, asimismo no podemos Aprobar ni Publicar un contenido.

• Como usuario Aprobador: Se puede encontrar el contenido creado por el usuario Editador digitando en la barra de direcciones el Id o número que le corresponde al contenido, puede ser de esta manera: 

Cuando ya nos muestre el contenido del nodo creado por el usario Editador, el usuario Aprobador puede proceder a Aprobar el contenido.

• Como usuario Publicador: Al igual que el usuario con el rol de Aprobador el formulario se mostrará con el mismo contenido, siendo la diferencia en la sección Estado donde se cambiará el estado del contenido de Aprobado a Publicado.

En la parte de arriba del formulario en las pestañas podemos apreciar que dice Workflow, al darle click a esa pestaña ingresaremos a la sección donde podremos visualizar en la parte inferior, el historial de como han ido cambiando los Estados del contenido. Además muestra tambien el Usuario que ha realizado los cambios de acuerdo al Rol que le ha sido asignado.

En caso que querramos deshabilitar la sub-sección Comentarios de la sección Estado, podemos realizar la configuración desde:

Administrador->Construcción del sitio->Workflow

Al ingresar a la página buscamos el título: Comment for Workflow Log, una vez que ubicamos el título, procedemos a desactivar las opciones.

Al desactivar las opciones de los comentarios, las secciones que se verán afectadas son el Workflow (Pestaña que aparece por encima del formulario), cuando ingresamos y vemos su contenido no se podrá observar la sub-sección para escribir el comentario. Tambien se afectará nuestro formulario en la sección de estado al momento de crear un contenido, por ejemplo al visualizar el formulario con las opciones de comentarios desactivadas la sección Estado se visualizará de la siguiente manera:

Cabe destacar que al momento de crear y guardar los contenidos no se podrá observar la publicación de los mismos ya que no tendrán permisos para visualizar los contenidos, mas bien se mostrará un mensaje haciendo referencia que el acceso para ver el contenido ha sido negado.

En el Menú Administrador que aparece en la parte derecha de la página de nuestro proyecto, podemos apreciar la sección de Workflow summary (Resumesn del Flujo de Trabajo).

Al darle clic se puede observar que hay 2 opciones Current State y Content Type, cada uno con su combo respectivo para seleccionar la opción correspondiente.

• Current State: Para observar el estado actual de los nodos, los cuales se mostrarán en una lista, según el Estado seleccionado en el combo desplegable.

• Content Type: Para observar el Tipo de Contenido ya sea Página o Historia de acuerdo al contenido que hayamos creado.

Vamos a suponer que hemos elegido el Estado: Publicado y de Content Type: Una Página, al darle clic al botón Apply nos mostrará lo siguiente.

Como se puede apreciar en esta imagen observamos que tenemos un resumen en forma de lista del Flujo de Trabajo que se ha creado, siendo los campos que aparecen Current state, Título y Tipo. De la misma manera podremos visualizar los demás resúmenes de los Flujos de Trabajo que se pudieran crear a futuro.

Para que la opción Workflow summary aparezca en el Menú Administrador es necesario instalar el módulo Views, de lo contrario no podremos observar la opción y por ende no se podrá visualizar los resúmenes del Flujo de Trabajo.

HACER QUE NUESTRO FLUJO DE TRABAJO EJECUTE ACCIONES

Es importante mencionar que a nuestro Flujo de Trabajo también le podemos asignar Acciones. Esto se hace efectivo siempre y cuando instalemos el módulo Triggers desde:

Administrar->Contrucción del sitio->Módulos.

Cuando ya se ha instalado el módulo Triggers (Disparadores), en la parte superior izquierda del menú administrador podremos observar una sección Triggers, al darle clic nos llevará a la página que contiene diferentes pestañas en la parte de arriba.

Dentro de estas pestañas tenemos la pestaña de Worflow, la cual elegiremos para asignarle acciones de acuerdo a las transiciones que se pudieran realizar.

Como un ejemplo vamos a agregar una acción en el Disparador que se ejecutará al mover una página de estado Aprobado a estado Publicado. En esta oportunidad elegiremos la acción Promover el envío a la portada, es decir que al elegir esta acción, enviará el nodo que se encuentra en estado Publicado a la página de Inicio.

Cuando ya se ha elegido la acción Promover envío a la portada en este caso al darle clic al botón Asignar nos llevará a la página donde se muestran los disparadores para elegir una Acción y nos presentará una imagen como se muestra a continuación.

En caso que no sea necesaria la asignación de acciones para los Disparadores, tenemos la opción de dar clic sobre el botón desasignar  para cancelar la acción que ha sido relacionada con el Disparador. Al realizar dicho procedimiento nos mostrará una imagen como la que se muestra a continuación.

Si realmente deseamos que ya no se ejecute la Acción ante ese evento le damos clic sobre le botón Desasignar, caso contrario damos clic sobre el botón Cancelar.